Berlin · bis zu 30 Stunden/Woche · Start ab sofort · befristet · TV-L EG 9
Transaidency e.V. verbindet Bildungs- und Dialogarbeit in Deutschland mit humanitärer Hilfe im Ausland. Unsere Arbeit findet lokal, bundesweit und international statt. Damit unsere Projekte und unser Vereinsalltag zuverlässig funktionieren, braucht es auch hinter den Kulissen Menschen, die mitdenken, koordinieren, Verantwortung übernehmen und den Überblick behalten.
Für unser Team suchen wir eine Person, die sowohl die Geschäftsführung im Arbeitsalltag entlastet als auch die organisatorischen Abläufe unseres Vereins und Büros zuverlässig zusammenhält.
Du hältst die Dinge zusammen.
Assistenz der Geschäftsführung
Koordination und Priorisierung von Terminen sowie vorausschauendes Kalendermanagement
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gesprächen und externen Terminen
Koordination von Anfragen und Korrespondenz sowie Vorbereitung von Antworten und Unterlagen
Nachhalten von Fristen, Rückmeldungen, Vereinbarungen und To-dos
Organisation und Vorbereitung von Dienstreisen, Terminen und Veranstaltungen
Organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Vorstand und externen Ansprechpartner
Unterstützung bei der Koordination unserer Arbeit in Deutschland und im Ausland, einschließlich der Kommunikation mit Teams, Projektpartner und weiteren Ansprechpartner
Du hältst die Dinge zusammen.
Office Management & Vereinsorganisation
Zentrale organisatorische Anlaufstelle für den Büro- und Vereinsalltag
Telefon, allgemeines Anfragenmanagement sowie Postein- und -ausgang
Organisation von Korrespondenz, Dokumenten sowie digitaler und analoger Ablage
Organisation von Büroausstattung, Material, Einkäufen und Bestellungen
Kommunikation und Koordination mit Dienstleister, Vermietung/Hausverwaltung und weiteren externen Stellen
Organisation und Weiterleitung von Rechnungen, Belegen und relevanten Unterlagen an die zuständigen Stellen
Koordination von Teamterminen, Besprechungsräumen und organisatorischen Abläufen im Büro
Organisatorische Begleitung von On- und Offboarding, z. B. Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment und Checklisten
Mitarbeit an praktikablen Büro- und Organisationsprozessen und deren zuverlässige Umsetzung im Alltag
Plus Spenden.
Spendenkoordination
Koordination und Bearbeitung eingehender Anfragen zu Spendenmöglichkeiten sowie strukturierte Nachverfolgung
Pflege und organisatorische Betreuung von Kontakten zu Spender und Unterstützer sowie Bereitstellung relevanter Informationen
Unterstützung bei der Planung, Organisation und Umsetzung von Spendenkampagnen
Vor- und Nachbereitung von Spendenansprachen, Follow-ups und Abstimmungen sowie Weiterleitung fachlicher Anliegen an die zuständigen Kolleg
Das bringst du mit.
Du arbeitest strukturiert, sorgfältig, zuverlässig und selbstständig.
Du denkst voraus, kannst priorisieren und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
Du wartest nicht nur auf Aufgaben, sondern erkennst, was als Nächstes gebraucht wird, und hältst Themen zuverlässig nach.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit digitalen Arbeits- und Organisationstools
Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
Klare, verbindliche und freundliche Kommunikation
Interkulturelle Kompetenz und Sensibilität in einem nationalen und internationalen Arbeitsumfeld
Interesse an unseren Themen Bildung, Dialog und humanitäre Hilfe sowie Identifikation mit den Werten unserer Arbeit
Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenz in unserem Berliner Büro
Erfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
Das erwartet dich.
Eine sinnvolle und verantwortungsvolle Aufgabe in einer Organisation, die Bildungs- und Dialogarbeit in Deutschland mit humanitärer Hilfe im Ausland verbindet. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und einem engagierten Team zusammen und bekommst gleichzeitig Raum, deinen Arbeitsbereich selbstständig zu organisieren und Strukturen mitzugestalten.
Klingt nach dir?
Dann sollten wir uns kennenlernen.
Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu deiner Motivation an: people@transaidency.org
personenbezogenen Daten oder zur Auskunft über deren Verarbeitung auffordern (vgl. Art. 6 DSGVO; siehe auch § 32 BDSG). Drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden deine elektronisch übermittelten Daten gelöscht, es sei denn, sie werden zum Zwecke der Anstellung weiter benötigt.